Personuppgiftspolicy
Hur Human Syntax behandlar uppgifter om webbplatsbesökare, kontakter och i marknadsföring.
Inledning
Human Syntax AB (”Human Syntax”, ”vi”, ”oss”) värnar om din personliga integritet. Denna Personuppgiftspolicy beskriver hur vi samlar in, använder och skyddar personuppgifter när du besöker våra webbplatser, kontaktar oss eller använder våra tjänster.
Policyn gäller för Human Syntax AB:s egen behandling av personuppgifter där vi är personuppgiftsansvariga. När vi behandlar personuppgifter för en kunds räkning som personuppgifts biträde gäller istället vårt Personuppgiftsbiträdesavtal med kunden.
1Personuppgiftsansvarig
| Uppgift | Värde |
|---|---|
| Företagsnamn | Human Syntax AB |
| Organisationsnummer | 559316-1853 |
| Adress | Rönnowsgatan 8C, 252 25 Helsingborg, Sverige |
| Kontakt | privacy@humansyn.tax |
Human Syntax är inte skyldigt att utse dataskyddsombud enligt artikel 37 GDPR. Kontakt i dataskyddsfrågor sker via privacy@humansyn.tax.
2Vilka personuppgifter vi behandlar
Beroende på din relation till oss kan vi behandla följande personuppgifter:
2.1Besökare på våra webbplatser
- IP-adress, webbläsartyp, operativsystem
- Tidpunkt för besök, besökta sidor, hänvisningssidor
- Eventuell information du själv anger i kontaktformulär
2.2Kontaktpersoner hos kunder och prospekts
- Namn
- E-postadress, telefonnummer
- Företagsnamn, roll
- Kommunikation med oss (e-post, mötesanteckningar, supportärenden)
2.3Användare av våra tjänster
- Namn, e-postadress
- Användar-ID, inloggningsdata
- Användningsdata inom tjänsten (loggar, aktivitet)
2.4Faktureringsmottagare
- Företagsuppgifter, fakturaadress
- Betalningshistorik
2.5Mottagare av våra utskick
- Namn och e-postadress
- Mobilnummer (där tillämpligt)
- Engagement-data (öppningar, klick, avregistreringar)
- Yrkesroll och företagsanknytning (där tillgängligt)
3Hur vi samlar in personuppgifter
Vi samlar in personuppgifter främst på följande sätt:
- Direkt från dig när du registrerar dig, kontaktar oss eller använder våra tjänster
- Automatiskt via cookies och liknande teknik när du besöker våra webbplatser (se vår Cookiepolicy)
- Från offentliga företagsregister (t.ex. allabolag.se) för att hitta och verifiera B2B-kontakter
- Från professionella nätverkssajter (t.ex. LinkedIn) vid riktad B2B-prospektering, där vi kan spara yrkesmässig kontextinformation om relevanta kontaktpersoner till vår egen kontaktdatabas. Behandlingen sker med stöd av berättigat intresse (artikel 6(1)(f) GDPR) och du har rätt att invända (se §8). Vid första kontakt informerar vi mottagaren om behandlingen och hänvisar till denna policy.
4Ändamål och rättslig grund
| Ändamål | Rättslig grund |
|---|---|
| Tillhandahållande av våra tjänster enligt avtal | Avtal (artikel 6(1)(b) GDPR) |
| Fakturering och betalningshantering | Avtal samt rättslig förpliktelse (bokföringslagen) |
| Support och kundkommunikation | Avtal samt berättigat intresse (artikel 6(1)(f)) |
| Marknadsföring av våra tjänster till företagskontakter | Berättigat intresse (artikel 6(1)(f)) |
| Webbanalys och förbättring av webbplatsen | Samtycke vid icke-nödvändiga cookies, annars berättigat intresse |
| Säkerhet och förebyggande av missbruk | Berättigat intresse |
| Efterlevnad av lagar (t.ex. bokföring, skatt) | Rättslig förpliktelse (artikel 6(1)(c)) |
För marknadsföring som baseras på berättigat intresse har du alltid rätt att invända (se §8 nedan).
5Lagringstider
Vi lagrar personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för det ändamål uppgifterna behandlas för:
| Kategori | Lagringstid |
|---|---|
| Avtals- och kunddata under aktiv kundrelation | Under avtalets löptid |
| Avtals- och kunddata efter avtalets upphörande | Upp till fem (5) år för eftermarknadsstöd och försvar mot eventuella anspråk, därefter raderas eller anonymiseras (med undantag för bokföringsmaterial) |
| Bokföringsmaterial (fakturor, kvitton) | 7 år enligt bokföringslagen |
| Marknadsföringskontakter (prospekts) | Löpande utvärdering, rensas vid bristande aktualitet |
| Supportärenden | 2 år efter ärendets avslutande |
| Webblogg (server-loggar, IP-adresser) | 6 månader |
6Mottagare och överföringar
6.1Underleverantörer och mottagare
Vi delar personuppgifter med:
- Hostingleverantör: Oderland Webbhotell AB (Sverige) — drift av våra system
- Mailutskicksleverantörer: AC PM LLC (operatör av Postmark, dotterbolag till ActiveCampaign) samt Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon SES) — utskick av e-post för våra egna utskick
- SMS-leverantör: 46elks AB (Sverige) — utskick av SMS. 46elks är en svensk telekomoperatör som agerar som självständig personuppgiftsansvarig under ePrivacy-direktivet och svensk LEK, inte som personuppgiftsbiträde
- Bokföring och fakturering: Bokio AB (Sverige) — drift av bokföring och fakturahantering
- Kontorsverktyg (e-post, dokumentlagring, samarbete): Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft 365) — drift av intern e-post (Exchange/Outlook), fillagring (OneDrive/SharePoint) och samarbetsverktyg där personuppgifter från vår verksamhet kan förekomma
- CRM för LinkedIn-prospektering: Leaddelta — hantering av professionella kontakter från LinkedIn för B2B-outreach
6.2Tredjelandsöverföring
Vi använder underbiträden både inom och utanför EU/EES (se §6.1 ovan). För överföringar till tredjeland (USA) tillämpas EU-U.S. Data Privacy Framework primärt och standardavtalsklausuler enligt EU-kommissionens beslut 2021/914 som backup. I övrigt sker våra primära behandlingar inom EU/EES.
6.3Myndigheter
Vi kan lämna ut personuppgifter till myndigheter vid lagstadgad skyldighet.
7Säkerhet
Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot förlust, ändring, obehörig åtkomst eller obehörigt utlämnande. Åtgärderna inkluderar bland annat kryptering vid överföring, åtkomstkontroll, säkra hostingmiljöer och regelbundna säkerhetskopior.
8Dina rättigheter
Du har enligt GDPR följande rättigheter:
- Rätt till tillgång till de personuppgifter vi behandlar om dig
- Rätt till rättelse av felaktiga uppgifter
- Rätt till radering under vissa omständigheter (”rätten att bli glömd”)
- Rätt till begränsning av behandling
- Rätt till dataportabilitet för uppgifter du själv lämnat och som vi behandlar med stöd av samtycke eller avtal
- Rätt att invända mot behandling som baseras på berättigat intresse, inklusive direktmarknadsföring
- Rätt att återkalla samtycke när behandlingen baseras på samtycke
För att utöva någon av dessa rättigheter, kontakta oss på privacy@humansyn.tax. Vi besvarar din begäran utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad.
Om din begäran är särskilt komplex eller omfattande kan svarstiden förlängas med upp till två månader. I så fall meddelar vi dig om förlängningen och skälen till den inom en månad från att vi mottog din begäran.
9Klagomål till tillsynsmyndighet
Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med gällande dataskyddslagstiftning har du rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten. I Sverige är det Integritetsskyddsmyndigheten (IMY): imy.se.
10Ändringar i denna policy
Vi kan komma att uppdatera denna Personuppgiftspolicy från tid till annan. Aktuell version finns alltid publicerad på vår webbplats med tydligt angivet uppdateringsdatum, och vid betydande ändringar markerar vi detta synligt på webbplatsen under en period. Väsentliga ändringar kommuniceras dessutom till befintliga kunder och, där det är lämpligt, till andra berörda personer.